Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng.

Nói đến 5S người ta nói đến phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc. Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà máy, công xưởng. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến.

Có thể nói, 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.

5S là 5 chữ cái đầu của các từ:

– Sàng lọc (Seiri – Sorting out): Sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.

– Sắp xếp (Seiton – Storage): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó để tiện sử dụng khi cần.

– Sạch sẽ  (Seiso – Shining the workplace): Vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc.

– Săn sóc (Seiletsu – Setting standards): Đặt ra các tiêu chuẩn cho 3S nói trên và thực hiện liên tục.

– Sẵn sàng (Shitsuke – Sticking to the rule): Tạo thói quen tự giác, duy trì và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng cho sản xuất.

Tại sao nên thực hiện 5S

Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.
Nguyên tắc của thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công trong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:
– Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.
– Mọi người trong cũng như ngoài tổ chức/doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy rõ kết quả.
– Tăng cường phát huy sáng kiến.
– Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan.
– Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn.
– Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc.
– Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong quản lý, kinh doanh…

Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S:

– Cũng như đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lượng nào, việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian.
– Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình.
– Sự tham gia của tất cả mọi người – Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì mội trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn.
– Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh.

Tổ chức/doanh nghiệp nào có thể áp dụng thực hành 5S?

Thực hành 5S có thể áp dụng tại bất kỳ tổ chức/doanh nghiệp nào: Quản lý, sản xuất, dịch vụ, thương mại. 5S chính là nền tảng của năng suất và chất lượng.
Thực hành 5S thành công tạo nên một môi trường làm việc sạch sẽ, lành mạnh và an toàn, đem lại hiệu quả và thành công cho chính doanh nghiệp.

Đối với Ngọc Diệp, bên cạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001, tập đoàn cũng chú trọng đến việc đào tạo và thực hiện 5S trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Một số hình ảnh tại buổi học tập huấn 5S tại Ngọc Diệp: